Fünf Softwarelösungen für die E-Rechnungspflicht im Unternehmen
Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für kleinere Unternehmen wird die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 vollständig wirksam. Was zunächst wie zusätzlicher Verwaltungsaufwand erscheinen mag, bietet zugleich Potenzial: Wer digitale Abläufe frühzeitig sinnvoll einführt, kann dauerhaft Zeit sparen, Fehler verringern und eine tragfähige Basis für das Unternehmenswachstum schaffen.
Die E-Rechnungspflicht beschränkt sich nicht auf die Buchhaltungssoftware. Erforderlich ist vielmehr das abgestimmte Zusammenspiel mehrerer digitaler Systeme. Sie müssen Rechnungen korrekt erzeugen, sicher versenden, revisionssicher aufbewahren und ohne Unterbrechungen weiterverarbeiten können. Diese fünf Lösungen schaffen dafür die Grundlage.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Für Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht umsetzen wollen, bietet Sage einen zentralen Ausgangspunkt. Die Software verarbeitet die gesetzlich erforderlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt die unmittelbare Übermittlung an Behörden und Geschäftspartner und unterstützt GoBD-konforme Abläufe über den gesamten Rechnungsprozess hinweg.
Anstatt Rechnungen in einem Tabellenkalkulationsprogramm manuell anzulegen und anschließend als PDF zu verschicken, kann Sage den Vorgang automatisiert in einem strukturierten Datenformat abwickeln. Parallel dazu wird die Buchhaltung automatisch fortgeschrieben, wodurch doppelte Dateneingaben entfallen. Für Unternehmen ohne professionelle Buchhaltungssoftware ist der aktuelle Zeitpunkt besonders geeignet, diese einzuführen.
Warum das wichtig ist: Sage schafft die Basis für rechtlich konforme E-Rechnungen nach deutschem Recht und reduziert den manuellen Aufwand an einer entscheidenden Stelle im Rechnungsablauf.
2. Personio oder Haufe Akademie: Plattform für Mitarbeiterschulungen
Technische Systeme reichen für sich genommen nicht aus. Mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich Prozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche Formate künftig gelten, wie die Software verwendet wird, wie Eingangsrechnungen zu behandeln sind und welche Schritte bei Fehlern erforderlich sind.
Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungsmaßnahmen organisieren und dokumentieren. Die Haufe Akademie stellt Weiterbildungen zu den rechtlichen und technischen Anforderungen der E-Rechnungspflicht bereit. Gut vorbereitete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheiden darüber, ob die Umstellung ohne Schwierigkeiten gelingt oder Fehler und Verzögerungen verursacht.
Warum das wichtig ist: Selbst die beste Software kann ohne geschulte Mitarbeiter nicht ihr volles Potenzial entfalten. Weiterbildung zahlt sich bei der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben stets aus.
3. DocuWare oder ELO: System für Dokumentenmanagement
E-Rechnungen sind revisionssicher aufzubewahren. Sie müssen deshalb unveränderbar gespeichert werden, jederzeit verfügbar sein und im ursprünglichen Format vorliegen. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO ermöglicht diese revisionssichere Archivierung und weist die GoBD-Konformität durch entsprechende Zertifizierungen nach.
Gerade die Archivierung wird im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht von vielen Unternehmen unterschätzt. Das bloße Speichern in einem Serverordner genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Ein zertifiziertes DMS stellt sicher, dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig und in der vorgeschriebenen Form bereitstehen.
Warum das wichtig ist: Die revisionssichere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben und keine freiwillige Maßnahme. Ein zertifiziertes DMS kann Rückfragen und Beanstandungen durch das Finanzamt vermeiden.
4. DATEV-Schnittstelle oder Boomi: Plattform für Integration und Middleware
In zahlreichen Unternehmen laufen mehrere Systeme nebeneinander, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und möglicherweise ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden können, ist eine verlässliche Integrationsebene erforderlich.
Middleware-Lösungen und Schnittstellenplattformen übermitteln Rechnungsdaten automatisch an die jeweils benötigten Systeme, im passenden Format und ohne Medienbrüche. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden, Zeit einsparen und die Zusammenarbeit der Unternehmenssysteme auch nach der E-Rechnungsumstellung sicherstellen.
Warum das wichtig ist: Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen zählen zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung. Erst die saubere Verbindung aller Systeme ermöglicht einen wirklich effizienten E-Rechnungsprozess.
5. DocuSign oder Validated ID: Plattform für elektronische Signaturen
Bei elektronischen Rechnungen müssen sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit der Inhalte gewährleistet sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann hierzu beitragen. Plattformen wie DocuSign oder Validated ID ermöglichen die rechtssichere digitale Unterzeichnung von Dokumenten, ohne Papierunterlagen oder eine persönliche Anwesenheit vorauszusetzen.
Im Rahmen der E-Rechnungspflicht sind digitale Signaturen insbesondere für Unternehmen im B2B-Bereich relevant, die die Authentizität ihrer Rechnungen per Signatur absichern möchten, statt sich ausschließlich auf den strukturierten Datenaustausch zu stützen.
Warum das wichtig ist: Eine qualifizierte elektronische Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Echtheit und Unversehrtheit digitaler Dokumente und bildet einen wichtigen Bestandteil eines vollständig digitalen Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab welchem Zeitpunkt gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen bestehen Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Formate nutzen. Ab 2028 greift die vollständige Pflicht für alle Unternehmen. Dennoch sollte die technische Umstellung nicht bis zum Ablauf der letzten Frist verschoben werden, da sie Zeit benötigt.
Worin unterscheidet sich eine PDF-Rechnung von einer tatsächlichen E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung stellt ein digitales Abbild einer Rechnung dar und wird nach neuem Recht als „sonstige Rechnung“ eingestuft, nicht als E-Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung enthält dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisch verarbeiten. Der Unterschied ist sowohl rechtlich als auch technisch wesentlich.
Was umfasst GoBD-Konformität, und weshalb ist sie relevant?
Die GoBD bezeichnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie bestimmen, wie digitale Belege gespeichert, archiviert und für Betriebsprüfungen bereitgestellt werden müssen. GoBD-konforme Software sorgt dafür, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit verfügbar bleiben.
Lässt sich die E-Rechnungspflicht erfüllen, ohne alle bestehenden Systeme komplett auszutauschen?
In vielen Fällen ist das möglich. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Software kann über Schnittstellen mit vorhandenen Systemen verbunden werden, sodass ein vollständiger Austausch der Systemlandschaft nicht erforderlich ist. Entscheidend ist, dass die verwendete Software die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Eine professionelle Beratung vor der Umstellung kann helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft zu bestimmen.
Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen die Anforderungen nicht fristgerecht umsetzt?
Unternehmen, die elektronische Rechnungen nicht empfangen oder ausstellen können, müssen mit Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Folgen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Weg, diese Risiken zu reduzieren.